Foto Strandtent (Peter Koeks, Misset Horeca)

March 27, 2013

Voorkom dure arbeid

“Laat personeelskosten doorrekenen”

Hoe kom je op een betaalbare manier aan medewerkers? Waar kies je voor? Medewerkers in vaste dienst, flexwerkers, payroll, detachering of uitzendkrachten? Er zijn verschillende constructies. Vraag uw loonadministrateur of accountant om ‘de zaak’ eens door te rekenen.

Aanbieders van flexibele arbeid komen vaak met doortimmerde rekenvoorbeelden. De feiten kloppen, maar niet alles wordt vermeld, waardoor de klant, de ondernemer dus, essentiële informatie kan missen. Met als gevolg dat hij te veel betaalt voor arbeid. Daarom is het raadzaam om de kosten en opbrengsten goed door te rekenen.

ONPARTIJDIGE SPECIALIST

Schakel een partij in die onafhankelijk advies kan geven’, zegt Maikel Lindewegen van bureau 402 Financiële en Administratieve begeleiding in Molenhoek. Lindewegen raadt aan om de accountant of een andere specialist in te schakelen bij het doorrekenen van de kosten. Over het algemeen kun je stellen datje voordeliger uit bent als je de personeelsvoorziening in eigen beheer neemt. Zeker bij ondernemingen die richting de twee fte’s gaan, kan dat al snel uit.’ Veel ondernemers kiezen voor payroll. Lindewegen: ‘Kijk goed naar de daadwerkelijke salariskosten, laat loonsomberekeningen maken. Ik ken voorbeelden van klanten waar de payrollorganisatie een tarief berekent waarbij de brutoloonsom met een factor 1,65 wordt vermenigvuldigd. Ga dat eens doorrekenen. De ondernemer zou zich moeten afvragen of er geen andere oplossingen zijn.’

KOSTEN PAYROLL

Lindewegen kan zich voorstellen dat kleine horecabedrijven wel aan payroll denken. Voor deze ondernemers zou de personeelsrompslomp wel eens te groot kunnen zijn als je het afzet tegen het relatief geringe bedrag dat daar mee gemoeid is. Denk aan bedrijven met veel parttimers en een totale loonsom van maximaal €35.000 tot €40.000 per jaar. In dat geval zal je €7000 tot €10.000 kwijt zijn aan de payrollorganisatie. Voor dat bedrag ben je verlost van alle sores. Als het om die bedragen gaat, kan ik me voorstellen dat je voor gemak kiest en de loonadministratie en alles wat daar bij komt kijken uitbesteedt. Als je meer medewerkers in dienst hebt, dan kun je de zaak beter in eigen beheer houden.’

APPELS MET APPELS

Hoe ga je te werk bij het maken van een afweging? Lindewegen: Ondernemers zouden de totale loonkosten inzichtelijk moeten laten maken door hun accountant, zodat ze een reëel inzicht krijgen. Dan vergelijk je appels met appels. Maar dat doen ze niet, want ze staan er namelijk niet bij stil.’ Hij draagt een voorbeeld aan uit zijn praktijk. Een medewerker bediening verdient bruto €9,15 per uur. De totale loonsom die de ondernemer betaalt is €13,54. Daar zit alles bij in: pensioen 16,8 procent, vakantiedagen 9,6 procent, vakantiegeld 8 procent, ziektekosten, verzekering, arbeidsongeschiktheid, noem maar op. Voor diezelfde medewerker betaalt de ondernemer bij het payrollbedrijf €15,96, een verschil van €2,42, dat komt neer op 18 procent. In werkelijkheid is het verschil nog vele malen groter omdat de afdracht van het pensioen bij het payrollbedrijf lager ligt. Het betreft een andere cao: 7,8 procent in plaats van 16,8 procent. Dit scheelt het payrollbedrijf op basis van dit voorbeeld ook nog eens 9 procent. Maar tegen de werkgever wordt hierover niets gezegd.’

VEREISTE PAPIEREN

Het inhuren van medewerkers gaat niet zo maar. De medewerkers moeten over de vereiste papieren beschikken, anders lopen de ondernemers kans op een navordering, zegt Marc Duijzer van Cuisine Détachée, een detacheringsbureau voor koks. De flexwerker moet een var-verklaring overleggen waarin hij verklaart dat hij winst behaalt uit ondernemen. Daarmee staat vast dat hij geen medewerker is waarover premies betaalt moeten worden. Maar er is meer. De opdrachtgever zal daarnaast moeten beschikken over een overeenkomst met een begin- en een einddatum. En een kopie van het legitimatiebewijs van de zzp’er.’ Ondernemers die gebruik maken van freelancers, flexwerkers of zzp’ers, zullen moeten stilstaan bij deze consequenties. Ondernemers die veel met zzp’ers werken, maken vaak gebruik van bureaus, tussenpersonen die de opdrachtgever werk uit handen nemen. Zij verzorgen de administratieve verplichtingen. Duijzer: ‘Soms zijn dat zzp’ers die tegen een vast bedrag per uur medewerkers leveren. Maar pas op. Zo’n bedrijf moet aan een aantal voorwaarden voldoen zoals het voeren van een deugdelijke administratie. Veel kleine bedrijven voldoen daar niet aan, met als gevolg dat de ondernemer kan worden geconfronteerd met een naheffing in de vorm van loonbelasting, omdat de zzp’er bij nader inzien toch als medewerker worden gezien in plaats van als ondernemer. Daarvan kan sprake zijn als de medewerker te weinig andere opdrachtgevers heeft. Van te voren is het moeilijk in te schatten of daarvan sprake is.’

KOPPELBAZEN

Om die naheffingen te voorkomen is de stichting Normering en Arbeid in het leven geroepen. Deze stichting kan de opdrachtgever garanderen dat alles goed zit, aldus Duijzer. Dit houdt in dat de onderaannemer, het bedrijf dat de medewerker verhuurt, zich aan de wettelijke regels houdt. Denk hierbij aan het betalen van werkgeverslasten, als dat nodig mocht zijn, het niet werken met illegale werknemers en bijvoorbeeld het uitsluiten van koppelbazen.’ Opdrachtgevers die medewerkers inhuren lopen geen risico als ze in zee gaan met bedrijven die zijn aangesloten bij de stichting Normering en Arbeid, aldus Duijzer. Deze bedrijven beschikken over het NEN 4400-1 certificaat en het keurmerk De Norm. Duijzer: Dit houdt in dat ze zich aan de regels houden en dat ze verschoond blijven van navorderingen ten behoeve van het betalen van loonbelasting.’ Ingewikkelde materie ‘De vraag of je nu wel of niet een payrollbedrijf moet inschakelen is geen makkelijke’, zegt Jan Pool, directeur van Horecamanager.nl. Zijn bedrijf levert software waarmee managers en ondernemers een helder en actueel inzicht krijgen in kosten en opbrengsten. ‘Zo op het eerste gezicht lijkt het heel aantrekkelijk. Payroll betekent geen salarisadministratie, geen personeelsadministratie en geen kosten voor ziekteverzuim. Dus zullen ondernemers al snel zeggen; da’s makkelijk, ik hoef niets te regelen, laten we het maar doen.’ Payroll is inderdaad makkelijk, zegt Pool. ‘Toch is het aan te bevelen om de zaak door te laten rekenen door een bedrijf of een persoon die er verstand van heeft. Ik zou een beroep doen op mijn boekhouder of de salarisdienstverlener, het bedrijf dat de loonadministratie verzorgt. Pas daarna ben je zelf in staat om een goede afweging te maken.1 Bij het tegen elkaar afwegen van constructies en oplossingen zullen ook de uitzendbureaus meegewogen moeten worden. ‘Die zijn nog duurder dan payrollbedrijven’, zegt Maikel Lindewegen van bureau 402. ‘Horecaondernemers maken ook niet veel gebruik van uitzendkrachten. Maar ze zijn wel aantrekkelijk in uitzonderlijke situaties, denk aan evenementen die onregelmatig terugkeren.’

Bron: Misset Horeca | 21 maart 2013 | p. 44 | Tekst: Jaap de Graaf | Foto: Peter Roek

Share
|